Raumbuchungssystem "Flexopus"
Alles rund um das Thema Flexopus und buchbare Räume
Hier finden Sie die wichtigsten Fragen rund um Flexopus, die Raumbuchungssoftware vom MDN.
Um die Umstrukturierungen mit dem mobilen Arbeiten auch in den Dienststellen so reibungslos wie möglich zu gestalten, wurde ein digitales Raumbuchungssystem an allen Standorten in Niedersachsen eingeführt. Dies ermöglicht es allen Mitarbeitenden, sich in Besprechungsräume und buchbare Büros in jedem Standort einzubuchen.
Weitere Räume werden ständig an allen Standorten hinzugefügt.
Flexopus ist auf den PCs und den Diensthandys verfügbar. Alle Mitarbeitende des MDN können auf das System zugreifen, lediglich die Einzelfallgutachterinnen und -gutachter, sowie die Qualitätsprüferinnen und -prüfer ("EFs und QPs") aus dem Geschäftsbereich Pflegeversicherung müssen sich dafür vorher freischalten lassen.
Bitte beachten Sie, dass es auch Büros gibt, die nur von einem Team oder Geschäftsbereich gebucht werden können. Dann wird Ihnen der Arbeitsplatz als "nicht verfügbar" angezeigt.
Assistenzen und Führungskräfte haben ein paar besondere Buchungsrechte, mit eingeschränktem Admin-Zugriff. So können Sekretariate und Assistenzen z.B. für ihre Führungskraft einen Besprechungsraum buchen.
Alle Anleitungen finden Sie hier in den FAQs:
NEU: Ausblick 2026 – digitale Türschilder
Zur weiteren Digitalisierung des Medizinischen Dienstes Niedersachsen und mit dem Ziel, eine Vorreiterrolle in diesem Bereich einzunehmen, planen wir den Einsatz digitaler Türschilder.
Diese sollen die Raumnutzung transparenter gestalten und zugleich durch bedarfsorientierte Reinigung zu einer nachhaltigen Kostensenkung beitragen.
Neben der Anzeige von Raumbuchungen in Echtzeit bieten digitale Türschilder weitere Vorteile:
• Flexible Beschriftung: Raumbezogene Informationen sollen direkt über das System aktualisiert werden – schnell, einheitlich und papierlos.
• Optimierte Meeting-Organisation: Aktuelle Belegungen, Folgetermine und Auslastungen sind sofort ersichtlich.
• Nachhaltigkeit: Durch Wegfall von Papier und ausgedruckten Aushängen wird der ökologische Fußabdruck reduziert.
Das Projekt befindet sich derzeit in der Planungsphase.
NEU: Externe Besucher
Wie kann ich externe Besucher (z.B. DienstleisterInnen oder BeraterInnen) bei Flexopus einbuchen?
Sie haben einen externen Dienstleister im Haus oder eine Beraterin? Sie können über die Funktion „für einen Besucher buchen“ auf der Startseite zusätzliche Personen hinzufügen und für sie eine Buchung tätigen. Die Personen erhalten dann eine Buchungsbestätigung auf die angegebene Mail Adresse.
Wie melde ich mich bei Flexopus an?
Sofern Sie im System als Nutzerin oder Nutzer hinterlegt wurden, können Sie Flexopus sofort für die Buchung von Meetingräumen und Ihrem Arbeitsplatz nutzen. Hierfür müssen Sie sich lediglich einmalig in der Anwendung anmelden.
Öffnen Sie im Internetbrowser folgenden Link oder gehen Sie auf die Startseite des Intranets und klicken Sie rechts in der Leiste unter „Meine Tools“ den Button „Flexopus Raumbuchung“.
Alle weiteren Schritte finden Sie oben in der Übersicht.
Check-In der Flexopus Buchung
Wichtiger Hinweis: Alle Buchungen müssen zusätzlich eingecheckt werden. Das heißt, dass Sie über den PC oder das Diensthandy zu Beginn der geplanten Buchung noch über Flexopus oder den QR-Code Ihre Anwesenheit bestätigen. Ansonsten verfällt die Buchung eine Stunde nach Beginn der Buchung.
Wie nutze ich Flexopus auf meinem Diensthandy?
Alle Mitarbeitende, die ein Diensthandy vom MDN haben, können sich auch darüber im Raumbuchungssystem einbuchen. Die App finden Sie auf dem Home-Bildschirm des Handys. Beim erstmaligen Starten der App wird nach einer Domain gefragt. Dort tippen Sie "mdn.flexopus.com" ein.
Danach können Sie sich wie gewohnt einloggen mit Ihrer MDN E-Mail und Ihrem zuvor gewähltem Passwort. Sollten Sie das erste Mal Flexopus nutzen, müssen Sie auf "Passwort vergessen" klicken. Dann erhalten Sie eine Mail, in der Sie ihr neues Passwort vergeben können. Siehe auch "Wie melde ich mich bei Flexopus an?".
Für die Nutzung mit dem Handy sind zusätzlich in den Räumen QR Codes angebracht: in den Büros sind diese rechts auf den Tischen zu finden. In Besprechungsräumen finden Sie die QR Codes außen auf dem Türschild.
Wie wird der Datenschutz beim Desk Sharing sichergestellt?
Durch persönlich zugewiesenen Stauraum wie rollbare „Caddys“ bzw, Personalcontainer, der abschließbar ist, können Unterlagen verschlossen werden.
In einer Übergangszeit zu Beginn der Pilotflächen werden die buchbaren Büros unverschlossen sein. Wichtige und persönliche Unterlagen können dann im Container oder in einem Lockerfach sicher verstaut werden.
Es wird darüber nachgedacht, ob in Zukunft Schließsysteme der Räume über Transponder möglich sind.
Wie weit im Voraus kann ich mich einbuchen?
Sie können sich bis zu 4 Wochen im Voraus in buchbare Büros einbuchen. Bepsrechungsräume können bis zu 6 Wochen im Voraus gebucht werden.
Ist eine Serienbuchung für Besprechungsräume möglich?
Ja. Serienbuchungen für Besprechungen sind für 6 Monate im Voraus möglich. Ob dies der passende Zeitraum ist, wird im Pilotprojekt noch ermittelt.
Kann ich Räume für meine Führungskraft buchen?
Ja, wenn Sie als Assistenz oder im Sekretariat arbeiten. Dann haben Sie die Berechtigung, für alle Führungskräfte in Niedersachsen Besprechungsräume und Arbeitsplätze in deren Namen zu buchen. Es gibt auch eine Check-In Funktion.
Wie finde ich über Flexopus ein Hundebüro?
Seit Mitte 2024 ist es möglich, unter bestimmten Bedingungen einen Hund mit an den Arbeitsplatz zu nehmen. Dafür werden nach und nach in allen Standorten buchbare Hundebüros freigeschaltet.
Stehen die Büros/ Besprechungsräume grundsätzlich offen oder wie erfolgt der Zutritt?
Ja, die buchbaren Räume werden vorerst offen sein, ohne Schließzylinder.
Durch persönlich zugewiesenen Stauraum wie rollbare „Caddys“ bzw, Personalcontainer, der abschließbar ist, können wichtige Unterlagen und persönliche Dinge verschlossen werden.
Es wird darüber nachgedacht, ob in Zukunft Schließsysteme der Räume über Transponder möglich sind.
Behalten FK ihre festen Büros? Wenn ja, müssen diese trotzdem täglich gebucht werden?
Momentan ist nicht geplant, dass Führungskräftebüros im Buchungssystem eingefügt werden. Es ist aber möglich, dass FK ihr Büro zur teminternen Nutzung zur Verfügung stellen. Dann wird aus dem Leitungsbüro ein Teambüro. Dieses kann also, wenn gewünscht, teamintern flexibel genutzt werden. Sobald diese Funktion freigegeben ist, muss sich aber auch die FK in dieses Büro im Voraus einbuchen.
In der Pilotfläche in der Hildesheimer Straße werden die Führungskräfte ein eigenes Büro behalten. In der Pilotfläche in Bremen bei den ärztlichen Bereichen werden sowohl FK wie auch Assistenzen ein eigenes, zugewiesenes Büro behalten.
Wie wir auf Dauer die Belegung der Büros einplanen, wird in der Testphase der Pilotflächen evaluiert.
Was passiert mit den Büros, die zum jetzigen Zeitpunkt den Mitarbeitenden namentlich vergeben/zugeordnet sind? Werden diese dann zukünftig für die Raumbuchung freigegeben?
Die Einführung der neuen DV und des Raumbuchungssystems führt nicht direkt dazu, dass Mitarbeitende ohne Büro dastehen. Es wird größere Pilotflächen in Bremen und Hannover geben, wo das Raumbuchungssystem getestet wird. Dort haben sich Kolleginnen und Kollegen bereit erklärt, das System zu testen.
Es ist eine sukzessive Einführung des Desk Sharings geplant, vorherige Absprachen mit den Standorten und Teams werden stattfinden.
