KI beim MDN
Wir sind uns im MD Niedersachsen bewusst, dass Entwicklungen im Bereich der Künstlichen Intelligenz (KI) vielfältige Auswirkungen auf unsere Arbeit haben wird. Der MDN versteht KI dabei als ein Werkzeug, das den Arbeitsalltag erleichtert, ohne die Verantwortung des Einzelnen zu oder die menschliche Arbeit zu ersetzen. KI-Anwendungen sollen zukünftig auch nur dort zum Einsatz kommen, wo sie uns helfen, wiederkehrende und zeitaufwendige Aufgaben zu übernehmen, um den Mitarbeitenden mehr Raum für anspruchsvollere und wertschöpfende Tätigkeiten zu geben.
Ansprechpersonen
Die Umsetzung eines übergreifenden Vorgehens zum Einsatz von KI beim MDN wird im Stabsbereich Vorstand im Team Digitalisierung und KI koordiniert. Ihre Ansprechpersonen sind Meret Voßler und Marcel Kirchner
Fragen zum Thema KI können Sie bitte an das Postfach KI senden: KI@md-niedersachsen.de
Die Mitarbeitende haben zudem die Möglichkeit, Ihre Anliegen zum Thema KI an den Personalrat heranzutragen:
- Sebastian Wedell (Vertretungen: Stefanie Zenker, Susann Schröder)
Wo kommen wir her und wo wollen wir hin?
Mit der KI-Verordnung (EU AI Act) hat die Europäische Union erstmals umfassende Regeln für den Umgang mit KI festgelegt, um insbesondere den Gefahren von KI vorzubeugen. Unter anderem ver-pflichtet Artikel 4 der europäischen KI-Verordnung, die Unternehmen ihre Mitarbeitenden auf den Umgang mit KI vorzubereiten und ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenzen sicherzustellen.
Um diesem Anspruch gerecht zu werden, braucht es Grundlagen, die sowohl technische als auch rechtliche und ethische Aspekte berücksichtigen.
KI-Grundlagenschulung: Stellt rechtliche Anforderungen sicher & fördert KI-Awareness
Ab dem 18.08.2025 steht allen Mitarbeitenden eine KI-Grundlagenschulung zur Verfügung. Die Teilnahme ist für alle Mitarbeitenden verpflichtend.
- Mitarbeitende, die vor dem 01. September 2025 beim MDN gestartet haben:
- Schulung muss bis 31. Dezember 2025 abgeschlossen sein
- Mitarbeitende, die am, oder nach dem 01. September 2025 starten:
- Schulung innerhalb von 4 Wochen nach Arbeitsbeginn
- Nach erfolgreicher Teilnahme wird ein Zertifikat ausgestellt, welches an die zuständige Person in der Personalbetreuung gesendet werden muss.
Die KI-Grundlagenschulung verfolgt die folgenden Ziele:
- Einhaltung rechtlicher Anforderungen: Art. 4 KI-VO verlangt, dass Anbieter oder Betreiber von KI-Systemen ihre Beschäftigten schulen;
- Nachweis und Transparenz: Bei Prüfungen durch zuständige Marktaufsichtsbehörden muss ein Konzept vorgelegt werden, das die regelmäßige und ausreichende Schulung aufzeigt. Die EU-Kommission empfiehlt nachdrücklich eine Dokumentation der Schulungsmaßnahmen.
- Förderung von KI-Awareness: Nur wer ein Grundverständnis von KI hat, kann Chancen optimal nutzen und Risiken minimieren.
- Einheitlicher Kenntnisstand: Um einen einheitlichen und vergleichbaren Kenntnisstand nachweisen zu können, ist die Grundlagenschulung unabhängig von der Vorqualifizierung notwendig.
KI-Richtlinie: Definiert Regeln für die KI-Nutzung
Seit dem 01.09.2025 gilt eine MDN‑spezifische KI‑Richtlinie. Sie ist der zentrale Leitfaden für den zulässigen Einsatz von KI am Arbeitsplatz und beschreibt, welche Anwendungen genutzt werden dürfen, unter welchen Bedingungen dies zulässig ist, worauf besonders zu achten ist.
- Die KI-Richtlinie finden Sie hier: https://wvp-sycatimsq01.nds.mdkn.de/document/de-DE/A518/
- und die zur Nutzung freigegebenen KI-Tools finden Sie hier: https://wvp-sycatimsq01.nds.mdkn.de/document/de-DE/A518/
Die Richtlinie wird regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst. Rückmeldungen aus dem Arbeitsalltag sind ausdrücklich erwünscht.
Wichtig: Die Nutzung von KI setzt die erfolgreiche Teilnahme an der vom MDN bereitgestellten KI-Grundlagenschulung voraus. Nur wer das Schulungszertifikat vorweisen kann, darf KI entsprechend dieser Richtlinie nutzen. Für Mitarbeitende, die die Grundlagenschulung noch nicht absolviert haben, gilt weiterhin die KI-Dienstanweisung und damit das Verbot zur Nutzung von KI am Arbeitsplatz.
KI-Projekt: Identifizierung und Erprobung von KI-Use Cases
Im Rahmen eines PMO-Projektes werden aktuell die Nutzungsmöglichkeiten von KI für die Arbeit des MD N identifiziert und baldmöglichst erprobt.
Projektbüro: Meret Voßler (PL) und Burcu Macit (Co-PL)
Ansprechpersonen Personalrat: Sebastian Wedell, Stefanie Zenker und Susann Schröder
Projektauftraggeber: Dr. Matthias Ernst, Daniel Krettek und Michael Bachmann
Prompting: Tipps zur effektiven Nutzung von KI-Assistenten
Eines der Schlüsselelemente der KI, die unsere Arbeit erleichtern, ist das sogenannte Prompting. Ohne Prompts gibt es keine Handlung der KI. Um KI effektiv nutzen zu können, müssen wir zeit- und ressourcenschonende Prompts formulieren können. Zudem müssen wir die Chancen, Herausforderungen und Grenzen des Promptings einschätzen können.
Dabei sollen die folgenden Unterlagen helfen:
- KI-Spickzettel (PDF )
- KI-Prompting Tipps (PDF)
Weiterführende Links:
Hätten Sie es gewusst?
Hätten Sie es gewusst?
Deep Fake Quizze helfen dabei das Verständnis für KI-generierte Inhalte zu schärfen.
FAQ rund um das Thema KI
Dürfen Mitarbeitende derzeit KI-Systeme im MDN nutzen?
Mitarbeitende dürfen die im KI-Register aufgeführten KI-Systeme gemäß der KI-Richtlinie nutzen, sofern sie die KI-Grundlagenschulung erfolgreich absolviert haben. „Erfolgreich” bedeutet in diesem Zusammenhang, dass das Zertifikat über die Teilnahme an der vom MDN bereitgestellten Schulung (Masterplan) vorliegt.
Darf KI im Rahmen der Gutachtenerstellung eingesetzt werden?
Als Hilfmittel - ja. Als eigene Referenz für die gutachterliche Einschätzung - nein! Erläuterungen finden Sie im Text!
KI-System darf als Hilfsmittel genutzt werden
ChatGPT oder andere Sprachmodelle dürfen als reines Nachschlagwerk, als Suchmaschine zum Auffinden von Fachliteratur oder zur Übersetzung im Rahmen der Gutachtenerstellung als Hilfsmittel genutzt werden.
- Beispiel 1: Mithilfe von ChatGPT wird eine erste Literaturrecherche durchgeführt: "Was sind die 10 bekanntesten Quellen zum Thema XY?". Ausgehend von der Ausgabe werden die benannten Originalquellen für die gutachterliche Einschätzung genutzt. Die Quelle des Orginaltextes muss bei Nutzung regulär ausgewiesen werden.
- Es muss nicht ausgewiesen werden, dass ChatGPT für die Literaturrecherche genutzt wurde.
- Beispiel 2: DeepL werden für die Übersetzung von Texten verwendet. Die gutachterliche Einschätzung wird dabei nach wie vor aus dem übersetzten Originaltext abgeleitet, welche als Quelle zitiert werden.
- Es muss nicht ausgewiesen werden, dass DeepL für die Literaturrecherche genutzt wurde.
Um im Rahmen der genannten Nutzungsmöglichkeiten für die Gutachtenerstellung möglichen Datenpannen vorzubeugen, bitten wir zusätzlich um die Berücksichtigung der folgenden Punkte:
- Generelles Verbot von Dateiuploads (z.B. Bildgebung, Befunde, Arztbriefe)
- Verbot von Copy & Paste aus Gutachten und Unterlagen mit der Absicht, erst im ChatGPT-Eingabefeld personenbezogene Daten zu löschen
KI-generierte Inhalte dürfen nicht als eigentliche Quelle/ Referenz genutzt werden
Im Rahmen der internen Vorgaben (KI-Richtlinie - Nr. 4. 7 a) ist es nicht gestattet, dass ChatGPT (oder ein anderes Sprachmodell) ähnlich wie Fachliteratur wird und die gutachterliche Einschätzung von der Antwort von ChatGPT abgeleitet wird. Es ist also nicht erlaubt eine ChatGPT (oder vergleichbar)-Antwort als Beleg für gutachterliche Einschätzungen zu nutzen.
Wie ist der Umgang mit Bestandssystemen mit KI-Funktionen geregelt?
In der Anlage zur Richtlinie sind ebenfalls Bestandssysteme wie Dragon als Spracherkennung und Phrase Express für die Arbeit mit Textbausteinen als zugelassene KI aufgeführt.
Die Nutzung der bereits eingeführten Systeme kann wie gewohnt erfolgen. In diesem Fall dient die Richtlinie primär als zusätzliche Sensibilisierung und Information, insbesondere in Hinblick auf die Notwendigkeit der menschlichen Überprüfung, Verantwortlichkeiten, Ansprechpersonen, etc.
Allen Personen, die Bestandsoftware mit KI-Funktionalitäten nutzen sind dazu angehalten schnellstmögliche die KI-Grundlagenschulung zu absolvieren.
Wie sollen Mitarbeitende den Einsatz von KI-Tools in ihrer Arbeit kennzeichnen?
Mitarbeitende müssen den Einsatz von KI-Tools transparent machen. Es muss explizit angezeigt werden, für welche Aufgaben die KI genutzt wurde, beispielsweise zur Ideenfindung, redaktionellen Überarbeitung oder Datenanalyse. Sofern keine individuellen Absprachen mit der direkten Führungskraft getroffen wurden, gelten die entsprechenden Hinweise aus der KI-Richtlinie.
Welche E-Mail-Adressen sollen für die Nutzung von KI-Tools verwendet werden?
Für die Nutzung freiverfügbarer KI-Tools, die zur Nutzung freigegeben sind, dürfen keine Accounts angelegt werden. Dies ermöglicht eine datensparsamere Realisierung der Nutzung im ersten Schritt.
FAQ zur KI-Grundlagenschulung
Wieso muss ich die KI-Grundlagenschulung absolvieren, wenn ich KI gar nicht in meinem beruflichen Alltag nutze?
Wir können KI nicht nicht nutzen! Entscheidend ist, ob Mitarbeitende im Arbeitsalltag mit KI in Berührung kommen. Und das ist heutzutage nicht mehr vermeidbar. Google bietet beispielsweise automatisch generierte KI-Zusammenfassungen an, und immer mehr Anbieter unserer Standardsoftware implementieren KI-Funktionalitäten, die sich nicht abschalten lassen. Es liegt also gar nicht mehr in unserem Verantwortungsbereich, KI zu nutzen. Deshalb ist die Schulung für alle Mitarbeitenden verpflichtend, und nicht nur für Teilbereiche, in denen der Einsatz aktiv forciert wird.
Wieso ist die KI-Grundlagenschulung eine Pflichtschulung?
Seit dem 2. Februar 2025 ist Artikel 4 der europäischen KI-Verordnung (KI-VO), auch EU AI Act genannt, in Kraft. Die KI-VO verpflichtet Unternehmen somit, ihre Mitarbeitenden besser auf den Umgang mit Künstlicher Intelligenz vorzubereiten und ihnen eine gezielte KI-Schulung anzubieten. Das Ziel besteht darin, dass Mitarbeitende über grundlegende KI-Kompetenzen verfügen, um einen sicheren und ethisch korrekten Umgang mit KI-Systemen zu gewährleisten.
An wen kann ich mich wenden, wenn ich keinen Zugang zur KI-Grundlagenschulung erhalten habe?
Das Team Personalentwicklung des GB Personal verwaltet die Schulungsplattform für den MDN. Ihre Ansprechpartnerinnen sind Paulina Jürgensmann und Nicole Laudien.
An wen kann ich mich wegen der inhaltlichen Ausrichtung und dem Nutzen der KI-Grundlagenschulung wenden?
An das Team Vorstandsprojekte & Digitalisierung, als zentrale Stelle für die KI-Koordination. Ihre Ansprechpartnerin ist Meret Voßler.
Der Schulungsinhalt kann nicht wiedergegeben wird, es erscheint ein Ladesymbol. Was kann ich tun?
- Bitte verwenden Sie vorzugsweise Google Chrome (In Microsoft Edge kommt es vermehrt zu Schwierigkeiten)
- Während des Lernens kann es dazu kommen, dass die Videos nicht geladen werden und bei Ihnen ein Ladesymbol erscheint. In diesem Fall hat es sich bewährt, das Browserfenster neu zu laden (Kreissymbol oben links in der Browserleiste).
- Es ist nicht notwendig das Fenster komplett zu schließen.
- Der Lernfortschritt bleibt erhalten.
Ich habe eine Einladung erhalten, die nach ein Spam aussieht.
Bitte wundern Sie sich nicht, in den Mails werden keine Bilder übermittelt – das ist die „normale“ Darstellungsweise (siehe Screenshot)
Den Zugang zur Plattform erhalten Sie direkt durch den Anbieter Masterplan. Absender: postmaster@mail.masterplan.com
Wie erhalte ich mein Zertifikat und was muss ich damit tun?
In Ihrem Lernbereich finden Sie Ihr Zertifikat sobald alle Lektionen erfolgreich abgeschlossen wurden.
Damit dieses generiert wird, werden Sie noch einmal nach Ihrer Unterschrift gefragt. Dafür müssen Sie nur Ihren Namen anklicken.
Ich habe alle Lektionen abgeschlossen, erhalte allerdings kein Zertifikat. Was muss ich tun?
Hierbei handelt es sich um ein technisches Problem, dass Sie bitte bei dem Plattformanbieter Masterplan direkt platzieren müssten.
Hier der Kontakt: support@masterplan.com
Kann ich Lektionen der KI-Grundlagenschulung wiederholen?
Selbst nach einem erfolgreichen Abschluss stehen alle Inhalte zur erneuten Wiedergabe zur Verfügung.
Wo kann ich meine bereits abgeschlossenen Kurse oder Lektionen der KI-Grundlagenschulung sehen?
Unter https://masterplan.com/user/progress gibt es eine Übersicht der bereits abgeschlossenen Kurse. Diese werden nach Abschluss aus dem Home-Dashboard dorthin übertragen und stehen jederzeit zum erneuten Anschauen zur Verfügung.