Verbindliche Regelung zur Hardware-Abgabe bei längeren Abwesenheiten
Zur Sicherstellung eines reibungslosen IT-Geräte-Managements informiert der Geschäftsbereich Personal den Geschäftsbereich IT über geplante längere Abwesenheiten ab einer Dauer von drei Monaten. Diese Meldung erfolgt ausschließlich zu administrativen Zwecken und ohne Angabe von Gründen. Ziel ist es, die Einhaltung der Sicherheitsrichtlinien sowie die Verfügbarkeit von Geräten zu gewährleisten. Das Verfahren wurde im Vorfeld mit der Datenschutzbeauftragten abgestimmt.
Vor der geplanten Abwesenheit – Rückgabe der Hardware
Die Verantwortung für die Einleitung und Überwachung des Prozesses liegt bei der jeweiligen Führungskraft. Es ist sicherzustellen, dass alle Arbeitsmittel – einschließlich Notebook, Tablet, Mobiltelefon, Hardware-Token sowie LTE- und SIM-Karten – spätestens am letzten Arbeitstag vor Beginn der Abwesenheit an die IT-Abteilung zurückgegeben werden.
- Mitarbeitende: Bitte sichern Sie alle dienstlichen Daten auf den vorgesehenen Netzlaufwerken und entfernen Sie private Inhalte vor der Abgabe der Geräte.
- Führungskräfte: Bitte planen und steuern Sie die Rückgabe der Hardware vorausschauend. Dies ist erforderlich, damit Geräte fachgerecht zurückgesetzt, neu zugewiesen und Leasinggeräte fristgerecht an den Dienstleister zurückgeführt werden können. Erfolgt die Rückgabe nicht rechtzeitig und laufen Leasingfristen ab, können zusätzliche Kosten durch automatische Vertragsverlängerungen oder Ablösesummen entstehen.
Besonderheit bei Langzeiterkrankung (Arbeitsunfähigkeit)
Langzeiterkrankungen erfordern einen sensiblen Umgang. Bei einer unvorhergesehenen längerfristigen Arbeitsunfähigkeit ist keine Rückgabe der Hardware im Vorfeld erforderlich. Die Entscheidung über das weitere Vorgehen wird in diesen Fällen individuell durch die jeweilige Führungskraft getroffen.
Sofern im Verlauf der Erkrankung eine Rückgabe notwendig wird, erfolgt die Abstimmung eng mit der betroffenen Person. Die Rückführung der Geräte kann flexibel organisiert werden, beispielsweise durch einen Kurierdienst oder in Absprache über Angehörige, um die betroffene Person bestmöglich zu entlasten.
Bei Rückkehr – Rechtzeitige Neuausstattung
Damit zum Wiedereinstieg ein voll funktionsfähiger Arbeitsplatz zur Verfügung steht, ist die Führungskraft dafür verantwortlich, den Bedarf an Hardware und Zugriffsrechten rechtzeitig – mindestens vier Wochen vor der geplanten Rückkehr – neu anzumelden. Die Beantragung erfolgt über die entsprechenden vorgesehenen Formulare.
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an:
