Hannover: Kurzfristiger Austausch aller Schlüssel am Standort Hildesheimer Straße notwendig

12.07.2021

Die Schließanlage aller Büro- und Zugangstüren in der Hauptverwaltung Hildesheimer Straße muss beginnend in der nächsten Woche ersetzt werden. Hintergrund ist das Alter und damit die Fehleranfälligkeit der aktuellen Zylinder und zusätzliche Bedarfe einheitlicher Schließbereiche durch den Umzug von Geschäftsbereichen in dem Standort.

Bereits in den Tagen vom 19.07. bis 21.07.2021 startet die Ausgabe der zukünftigen Schlüssel für die Räume in der Hildesheimer Straße 202.
Die Schließzylinder in den Türen werden dann voraussichtlich vom 26.07. bis 28.07. ausgewechselt. Mit dem Austausch wird auch ein Zutrittskonzept umgesetzt, dass das Team und die Geschäftsbereichsleitung Finanzen, Controlling und Interne Dienste sowie die Stabstelle Informationssicherheit unter Sicherheitsaspekten erstellt und abgestimmt haben.

So erhalten Sie Ihren neuen Schlüssel

Alle Kolleginnen und Kollegen, die am Standort Hildesheimer Straße 202 einen Arbeitsplatz haben – auch wenn Sie derzeit oder vorübergehend aus dem Homeoffice tätig sind – benötigen zwingend ab der Kalenderwoche 30 einen neuen Schlüssel, um in ihr Büro zu gelangen.
Die Ausgabe neuer Schlüssel wird zentral vorbereitet, anders als zum Beispiel bei einer Neueinstellung müssen also keine Anträge gestellt werden. Die Ausgabe erfolgt auf dem Stand der aktuellen Raumbelegung.
Die Kolleginnen aus dem Beschaffungs- und Gebäudemanagement sind am 19., 20. und 21.07. vor Ort und geben in den Räumen 4.01 und 4.02 die Schlüssel an die Kolleginnen und Kollegen wie folgt persönlich aus:
- Montag, 19.07.21: 07:30 – 15:30 Uhr
- Dienstag, 20.07.21: 07:30 – 12:30 Uhr & 15: 00 – 16:00 Uhr
- Mittwoch 21.07.21: 07:30 – 15:30 Uhr

Die 3 wichtigsten Schritte zum neuen Schlüssel

Bitte kommen Sie persönlich zu einem der o.g. Termine in die Räume 4.01 und 4.02 am Standort Hildesheimer Str. 202. Unter Einhaltung aller Hygieneregeln erhalten Sie dort gegen Quittung Ihren neuen Schlüssel. Sie behalten auch den dann noch aktuellen „alten“ Schlüssel bis zum vollständigen Austausch der Anlage.
Am 26.07.,27.07. und 28.07. werden in jeder Tür am Standort die Schließzylinder durch eine Fachfirma getauscht. Ab diesem Zeitpunkt können Sie nur noch Ihren neuen Schlüssel zum Zutritt in die Räume nutzen.
Sie geben in den darauffolgenden Wochen Ihren „alten“ Schlüssel gegen Rückgabequittung an den Hausmeister zurück. Darüber, wie und wann das möglich ist, informieren wir an dieser Stelle separat. Fertig!

Sie haben keine Möglichkeit in dem Zeitfenster 19.-21.07. persönlich vor Ort zu sein?
An jedem darauffolgenden Dienstag im August und ggf. darüber hinaus ist eine Kollegin oder ein Kollege von 8:00 – 9:00 Uhr in dem Raum 5.23 vor Ort, und gibt Schlüssel aus. Bitte melden Sie sich vorab unter objektverwaltung@md-niedersachsen.de an, damit Schlüssel und Ausgabequittung vorberietet werden können.
Das Team von Interne Dienste wird sich nach dem 21.07. mit Blick auf die dann noch nicht abgeholten Schlüssel mit den Geschäftsbereichs-Sekretariaten in Verbindung setzen, um ggf. individuelle Lösungen für die Ausgabe dieser verbleibenden Schlüssel zu vereinbaren.

Bitte beachten Sie, dass die Schlüssel nur persönlich ausgegeben werden und auch kein Tausch der Schlüssel untereinander, zum Beispiel bei Raumwechseln erfolgen darf. Die Ausgabe wird in einem System dokumentiert und der Verbleib der Schlüssel muss jederzeit nachvollziehbar sein. Nach diesem erstmaligen Tausch erhalten Sie neue Schlüssel wieder über den regulären Beschaffungsweg. Wie das geht finden Sie auf den Info-Seiten des Bereichs Interne Dienste hier im Intranet erläutert.

Welche Schlüsselarten gibt es? Auszug aus dem Zutrittskonzept:

Es gibt 4 Schlüsselvarianten:

Generalhauptschlüssel (GHS) öffnen alle Zylinder der Schließanlage. Der Personenkreis sollte aufgrund der Sicherheit begrenzt gehalten werden. (s. Punkt 3.3. GHS)
Obergruppenschlüssel (OGS) öffnet alle Zylinder der Gruppe einschließlich gesonderter Schließungen für Bereichsleitungen (Vorgesetzte und Assistenzen können innerhalb der Gruppe ein eigenes, dem Mitarbeiterprofil übergeordnetes Schließprofil, erhalten).
Gruppenschlüssel (GS) öffnen alle Zylinder der entsprechenden Gruppe (Mitarbeiter der Organisationseinheit haben Zutritt zu allen Räumen der Organisationseinheit) OHNE das Büro der Bereichsleitung.
Einzelschlüssel schließen lediglich das eine Büro.

[…]
Es gibt Obergruppenschlüssel (OGS), Gruppenschlüssel (GS) und Einzelschlüssel. Jeder Geschäftsbereich hat eine eigene Schließung. Die jeweilige Geschäftsbereichsleitung erhält einen OGS und hat somit Zutritt zu allen Räumlichkeiten des Geschäftsbereichs. Die Sekretärin der Geschäftsbereichsleitung erhält ebenfalls einen OGS. Die Teammitglieder des Geschäftsbereichs, die ihren permanenten Arbeitsplatz am Standort haben, erhalten einen GS und haben somit Zugang in alle Büros der Teammitglieder, jedoch nicht in das Büro der jeweiligen Geschäftsbereichsleitung. Teammitglieder, die sich in genehmigter Telearbeit befinden, erhalten keinen Schlüssel. Die Schlüssel sind nach unten durchschließend, nach oben jedoch nicht.
[…]
Ein besonderes Augenmerk ist auf die sachgerechte Verteilung von GHS zu richten. Die Vergabe von GHS darf ausschließlich an den Vorstand, die Sekretär/in, den internen Reinigungskräften, den Hausmeistern, der Feuerwehr und der Wach- und Schließgesellschaft erfolgen. Benötigt ein Beschäftigter zwingend durchgängig eine Zugangsmöglichkeit zu allen Bereichen des jeweiligen Gebäudes, muss ein Beschaffungsantrag (Beschaffungsantrag Schlüssel) gestellt werden und von dem Vorstand unterschrieben werden. Die Herausgabe an unternehmensfremde ist - mit Ausnahme von besonders begründeten Ausnahmefällen, die einer Freigabe durch die Geschäftsführung bedürfen - unzulässig.

Sie haben noch Fragen? Wenden Sie sich gerne an Rebecca Freiling oder Heike Gniewoß: