Jahresrückblick 2024: Finanzen, Controlling und Interne Dienste (FiCoID)

Im Rahmen der E-Rechnungsverordnung wurde die Möglichkeit geschaffen, E-Rechnungen zu empfangen. Statt in Papierform oder als Bilddatei (z. B. PDF) werden die Rechnungsinhalte nun in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz übermittelt. Die Rechnung kann direkt über die Leitweg-ID an den MD Niedersachsen gesendet werden – ohne den Umweg über Post oder E-Mail. Diese Leitweg-ID wird auch im Stabsbereich Recht & Compliance verwendet und bei Ausschreibungen direkt angegeben. Zudem können alle eingegangenen Rechnungen weiterhin wie gewohnt über DocuWare bearbeitet werden, unabhängig vom Format der Eingangsrechnung.

Digitalisierung auf dem Vormarsch: Papier war gestern 

Mehr als 15.000 Belege wurden digital versendet, gescannt und empfangen.

• davon über 1.600 Ausgangsrechnungen
• über 1.300 Rechnungen vom Dokumenten- und Logistikzentrum (DLZ) gescannt
• über 12.700 Eingangsrechnungen per E-Mail

Effizienz bei der Inventarisierung

Ein weiteres Highlight war die Einführung neuer, effizienterer Inventurverfahren. An drei Standorten in Hannover (Hildesheimer Str. 202, Podbielskistrasse und Hemmingen) werden die Möbel jetzt per Barcode und Handscanner erfasst. Das ermöglicht eine präzisere Zuordnung und erleichtert künftige Umzüge oder Umräumaktionen. In 2025 soll das System auf weitere Standorte in Niedersachsen ausgeweitet werden. Bei Umräumungs- oder Umzugsarbeiten bitte folgenden Inventaränderungsbogen ausfüllen und zurückschicken: wvp-sycatimsq01.nds.mdkn.de/document/de-DE/D885/download/

Großprojekte im Gebäudemanagement

Das Gebäudemanagement hat im Jahr 2024 zahlreiche Projekte umgesetzt, darunter insgesamt 28 Umzüge in ganz Niedersachsen: 

• Oldenburg: Sanierung der Teeküchen und WC-Kerne.
• Hannover: Renovierung des 3. OGs mit zehn neuen, buchbaren Arbeitsplätzen, Modernisierung der Vorstandsetage (inklusive Klimaanlage), fortgeschrittene Planung der Tiefgaragendachsanierung (inklusive Begrünung, mit attraktiver, nachhaltiger und biodiverser Gestaltung).
• Braunschweig: Neue Teeküche, Besprechungsraum und Renovierung des 1. OGs.

Über die drei Standorte Stade, Lüneburg und Göttingen haben wir berichtet:

• Stade: Ein frischer Look für unser Büro (mehr dazu in der Intranetmeldung Stade erstrahlt in neuem Glanz | Intranet MD Niedersachsen).
• Lüneburg: Neue buchbare Büros und ein großer Besprechungsraum stehen bereit (mehr dazu hier Lüneburg im neuen Look | Intranet MD Niedersachsen). Zusätzlich wurden 70m² im Souterrain abgemietet.
• Göttingen: Komplettumbau und Sanierung erfolgreich abgeschlossen. Trotz aktueller Brandschutzthemen, wird intensiv an einer Lösung gearbeitet (Details zur Eröffnungsfeier hier Eröffnungsfeier in Göttingen | Intranet MD Niedersachsen).

Nachhaltigkeit im Fokus

Nachhaltigkeit bleibt ein zentrales Thema: 

• Das erste Elektroauto wurde angeschafft und erste Vermieter (z.B. in Hemmingen und an der Podbi) haben angekündigt, Elektro-Ladesäulen in naher Zukunft zu installieren.
• LED-Beleuchtungen und Ökostrom gehören an immer mehr Standorten zum Standard.
• Noch mehr Möbelspenden an allen Standorten, z.B. an FairKauf und Möbelbörse in Hannover.

Insgesamt wichtige Schritte in eine klimafreundlichere Zukunft.

Verstärkung und Veränderungen im Team

Der Geschäftsbereich konnte 2024 neue Kolleginnen und Kollegen begrüßen:

• Petra Wenzel-Märkert: Stellvertretende Geschäftsbereichsleitung und Teamleitung Controlling.
• Volkan-Mehmet Kirsever: Unterstützung im kaufmännischen Gebäudemanagement.
• Wilfried Schenk: Neuer Hausmeister und Ansprechpartner am Standort Hannover.

Gleichzeitig verabschiedete sich Tanju Topal aus dem Gebäudeservice in den Ruhestand – vielen Dank für die geleistete Arbeit!

Diese Ergebnisse wären ohne engagierte Teams in ganz Niedersachsen nicht möglich gewesen. Ein herzliches Dankeschön an alle Mitarbeitenden für ihre Ideen und ihren Einsatz in der Zusammenarbeit.