Neuer Geschäftsbereich, neue Strukturen: Projekt „Transition FiCoID“ liefert Ergebnisse
Im September 2024 wurde das Projekt "Transition FiCoID" initiiert. Ziel des Projektes ist es, den Geschäftsbereich Finanzen, Controlling und Interne Dienste (GB FiCoID) in der Aufbau- und Ablauforganisation zukunftsfähig zu gestalten. Die Auftraggeber waren der Vorstandsvorsitzende und der Ltd. Arzt/Vorstand. Die Projektleitung wurde von Referentin Unternehmensentwicklung/ Veränderungsmanagement & Strategie und Assistenz des Geschäftsbereichsleiters FiCoID (Co-PL) übernommen. Das Projektteam wurde durch eine externe Beratung unterstützt.
Das interne Projektteam bestand aus:
- Projektleitung + Co-Projektleitung
- Leitung Ressort Unternehmensentwicklung
- Referent d. Vorstandsvorsitzenden
- Teamleitung Finanzen + 1 Change Agent aus dem Team
- Teamleitung Dokumenten- und Logistikzentrum + 1 Change Agent aus dem Team
- Teamleitung Gebäudemanagement + 1 Change Agent aus dem Team
- Teamleitung Controlling + 1 Change Agent aus dem Team
- Personalrat
Ergebniskommunikation:
Nach einer intensiven Analysephase, in die die Teamleitungen und Vertreterinnen und Vertreter aus allen Teams des Geschäftsbereichs FiCoID regelmäßig eingebunden waren, konnten den Auftraggebern auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse schließlich verschiedene Ansätze vorgestellt werden. Diese bildeten die Grundlage für eine gemeinsame Weiterentwicklung mit den Auftraggebern, welche in einer Umsetzungsentscheidung mündete.
Die Ergebnisse wurden schließlich allen Betroffenen transparent und kurzfristig sowohl auf Führungsebene als auch den Beschäftigten durch beide Vorstände und die Projektleitung mitgeteilt. Im Vorfeld wurde der Personalrat informiert. Wenige Tage nach der Information der Betroffenen gab der Vorstand die Information im OFK-Management-Meeting den Geschäfts- und Stabsbereichsleitungen bekannt.
Ergebnisüberblick - Das verändert sich:
Der Geschäftsbereich FiCoID wird in Zukunft der Geschäftsbereich Dienstleistungszentrum (GB DLZ).
- GB DLZ bestehend aus:
- Team Gebäudemanagement heißt künftig Team Facility Management
- Aus dem Team Dokumenten- und Logistikzentrum wird das Team Service Center
- Team Finanzen wird zur Stabsfunktion Finanzen
- Team Controlling wird zur Stabsfunktion Controlling
Als Stabsfunktion haben beide Teams mit ihren Aufgaben, die wesentlich für die Ausrichtung und Steuerung des MDN sind, nun eine direkte Anbindung an die Vorstände.
Durch die gemeinsame GB-Leitung der beiden Teams im neuen GB DLZ (Facility Management + Service Center) können vorhandene Synergien künftig besser genutzt werden. So lassen sich Schwerpunkte gezielter setzen und die Bedeutung der Teams als wichtige Unterstützungsfunktion im MDN weiter stärken.
Ausblick: So geht es weiter:
Im Zuge der zukunftsfähigen Neuausrichtung werden zudem im Rahmen von zwei PMO-Folgeprojekten die Synergien zu Tätigkeiten der Indexierung und der Beschaffung mit dem GB GKV Ambulant & Psychiatrie bzw. dem Stabsbereich Recht & Compliance überprüft. In den Projekten werden anschließend zielführende Folgeschritte erarbeitet. Sobald die Projekte offiziell gestartet sind, informieren die jeweiligen Projektleitungen über Inhalte, Zeitplan und nächste Meilensteine.
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