Projekt zur E-Mail-Archivierung geht an den Start
Die aktuelle E-Mail-Software im MDK Niedersachsen kommt immer mehr an ihre Grenzen. Denn die Menge an E-Mails in den Postfächern der Kolleginnen und Kollegen des MDKN und MDK i. L. Bremen nimmt immer weiter zu und fordert die Speicherkapazitäten auf den Servern heraus. Dies macht den Umgang mit der elektronischen Post langsamer und störanfälliger. Ein wichtiger Baustein zur Entlastung: Ein Nachrichten-Archiv soll E-Mails künftig verwalten und automatisch archivieren. Das Projekt „Einführung eines Unternehmensstandards zur E-Mail-Archivierung“, welches im Februar durch die Gremien des Projekt-Management-Office (PMO) freigegeben wurde, nimmt sich dieser Aufgabe an.
Das Projektteam steht in den Startlöchern, die Voraussetzungen für eine sichere Archivierung der E-Mails zu schaffen. Für Projektauftraggeber Dr. Jan Liebeneiner ist dies ein weiterer Meilenstein innerhalb der Digitalisierungsstrategie: „Die Digitalisierung des MDK Niedersachsen ist eine zentrale Herausforderung und mir ein ganz persönliches Anliegen. Mit diesem Projekt gehen wir einen weiteren wichtigen Schritt in Richtung einer zukunftsfähigen Infrastruktur und der Ausrichtung unserer Software auf bedarfsgerechte Prozesse“.
„Metalogix“ archiviert E-Mails
Die Archivierungen sollen zukünftig mit Hilfe der Software Metalogix erfolgen. Das Produkt wurde vom IT-Unternehmen „Quest“ entwickelt, mit dem der MDKN bereits viele Jahre erfolgreich zusammenarbeitet. In Metalogix werden nach einem definierten Verfahren alle E-Mails archiviert. Dies geschieht vollkommen automatisch. So entfällt das manuelle Löschen einzelner E-Mails aus den Postfächern und besonders die gesetzlich vorgeschriebenen Löschfristen werden so zuverlässig eingehalten.
Alle Kolleginnen und Kollegen erhalten einen persönlichen Zugang, mit dem sie ihre archivierten E-Mails frei verwalten können. Auch die Suche nach archivierten E-Mails gestaltet sich einfach und übersichtlich: Die eigene Ordnerstruktur aus dem persönlichen Outlook-Postfach bleibt erhalten und mithilfe einer Volltextsuche können E-Mails – wie in Outlook selbst – schnell gefunden werden.
Dienstvereinbarung einhalten
Unabhängig davon müssen die Regelungen in der Dienstvereinbarung über die Nutzung des E-Mail-Dienstes zwingend beachtet und eingehalten werden. Darin wird unter anderem geregelt, dass alle relevanten E-Mails in Outlook-Postfächern für die Vorgangsbearbeitung zu den entsprechenden Akten und Laufwerken zu nehmen und nach den gesetzlichen Erfordernissen schnellst möglichst zu löschen sind. Aus Datenschutzgründen sind E-Mails mit Sozial- und Personendaten, die für die Bearbeitung nicht mehr benötigt werden, umgehend zu löschen. Insbesondere soll Outlook nicht als Laufwerk oder zum Dokumentenmanagement genutzt werden.
Neuigkeiten zum Projekt erfahren Sie auch hier im Intranet – in der Zwischenzeit steht Ihnen Projektleiterin Laura Katenbrink gerne zur Verfügung. Sie haben Fragen zum Datenschutz? Wenden Sie sich jederzeit an die Datenschutzbeauftragte Martina Spieß.
