QM-Portal: Start 1. Januar 2024
Das neue Dokumentenlenkungssystem "QM-Portal" wird ab dem 1. Januar 2024 im Echtbetrieb für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Medizinischen Dienstes Niedersachsen zugänglich und nutzbar sein. Der Support für die bisherige Wissensmanagement-Plattform Wiki wird Anfang des Jahres eingestellt und der Zugang im ersten Halbjahr 2024 deaktiviert. Allgemeine Informationen, beispielsweise zu den Geschäftsbereichen und Aufgaben werden hier ins Intranet übertragen.
Dazu wird der Stabsbereich Qualitäts- und Prozessmanagement auf alle Geschäftsbereiche zugehen, um die relevanten Inhalte aus dem Wiki in das neue QM-Portal zu überführen. Ein Großteil dieser Aufgaben wurde bereits erfolgreich abgeschlossen.
Das QM-Portal wird eine übersichtliche und strukturierte Ablage aller wichtigen Prozesse ermöglichen, basierend auf der anerkannten Norm DIN EN ISO 9001:2015, nach der das Qualitätsmanagement ausgerichtet ist.
Welche Vorteile bietet das neue Portal?
Durch die automatische systemseitige Versionierung der Dokumente ist sichergestellt, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die aktuellste Version der Prozesse und Dokumente haben. So wird vermieden, dass auf veraltete Informationen zugegriffen oder mit diesen gearbeitet wird. Darüber hinaus erstellt das System automatisch Vergleichsversionen, so dass Änderungen gegenüber dem Originaldokument direkt ersichtlich sind, ohne dass das geänderte Dokument gelesen werden muss.
Das Portal verfügt über eine integrierte Volltextsuche, die ein schnelles Auffinden aller Informationen im gesamten System ermöglicht. Das Berechtigungskonzept schafft zusätzlich Transparenz, indem jeder Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter nur die für ihn relevanten Dokumente sieht. So können alle Bereiche, unternehmens-, bereichs- und teambezogen relevante Dokumente im Portal ablegen, ohne auf E-Mail-Verteiler oder verschiedene Laufwerke angewiesen zu sein.
Zudem soll die Steuerung über Leseberechtigungen dafür sorgen, dass nicht alle Inhalte des Portals angezeigt werden, sondern nur das, was für die eigene Arbeit wichtig ist – das sorgt zusätzlich für Übersichtlichkeit.
Nach ersten Schulungen in Pilotbereichen werden diese nun nach und nach auf den gesamten MD Niedersachsen ausgeweitet.
Im kommenden Jahr werden allgemeine Schulungen sowie weitere Unterlagen zur Nutzung des QM-Portals zur Verfügung gestellt. Sie werden an dieser Stelle auf dem Laufenden halten.
Haben Sie noch Fragen? Die Kolleginnen des Stabsbereichs Qualitäts- und Prozessmanagement stehen Ihnen gerne zur Verfügung!
