IT-Umstellung zum Medizinischen Dienst: Das müssen Sie wissen, das müssen Sie tun

Die Umstellung von mehr als 1.500 E-Mail-Adressen des MDK Niedersachsen beginnt am Montag, den 31.05. auf Dienstag den 01.06.2021. Neue Materialien wie Briefbögen und Präsentationen werden ab Dienstag eingesetzt. Während die technische Umstellung im Hintergrund läuft, müssen Sie in erster Linie nur die neue Signatur für Ihre neue E-Mail-Adresse einrichten. Diese finden Sie hier auf den Sonderseiten im Intranet

 
So läuft die Umstellung auf Ihre neuen E-Mail-Adressen im Detail

Am 31.05 beginnt die IT ab 12:00 Uhr damit, sämtliche E-Mail-Adressen im MDK Niedersachsen auf das neue Format umzustellen. Wenn Sie keine abweichende Information erhalten haben, werden Ihre Nachrichten im Laufe des Montags, spätestens ab dem Morgen des 1.06. automatisch von ihrer neuen E-Mail-Adresse v.nachname@md-niedersachsen.de verschickt. Auch bei doppelten Vornamen ist diese übrigens auf den ersten Buchstaben des Vornamens verkürzt. Klaus-Peter Mustermann hätte zum Beispiel die Adresse k.mustermann@md-niedersachsen.de 

Ihr Postfach mit den „alten“ E-Mails, Ihr Kalender und die Einstellungen Ihres Outlook-Programms bleiben zu diesem Zeitpunkt unverändert und auf ihrer bisherigen E-Mail-Adresse eingehende Nachrichten werden an ihre neue Adresse weitergeleitet. 

Parallel dazu werden auch die technischen Systeme wie beispielsweise Xpert und das GES sowie viele Datenaustausch-Adressen im Hintergrund auf neue Formate angepasst. Die damit verbundenen Wartungsarbeiten finden am 31.05.2021 zwischen 13:00 bis 13:30 Uhr statt. Störungen im normalen Betrieb sind aktuell nicht vorherzusehen. Da es sich um ein sehr komplexes Geschehen handelt, das nicht in allen Details vorab getestet werden kann, halten Sie bitte Ausschau im IT-Status im Intranet oder bei größeren Problemen auch auf Informationen per E-Mail und über die Führungskräfte. 

Das müssen Sie in Ihrem Outlook am 1.06. tun

1. Die Neueinrichtung Ihrer E-Mail-Adresse in Outlook erfolgt im Hintergrund. Lediglich wenn Sie einen Outlook-Hinweis erhalten, das Programm neu zu starten, oder Ihre E-Mail kurzzeitig nicht zu sehen sind, schließen Sie bitte alle Fenster und starten das E-Mail-Programm einmal neu. 
2. Richten Sie bitte am 1.06. direkt Ihre neue „MD“-Signatur in Outlook ein, damit diese mit der dann gültigen E-Mail-Adresse und der Adresse unserer Webseite übereinstimmt. Ein Muster finden Sie auf den Sonderseiten zum Corporate Design. Unsere IT hat zudem ein Tutorial entwickelt, das Sie anschaulich durch den Prozess führt.
   Technische Hilfestellungen rund um alle Office-Anwendungen finden Sie immer auch in unserer IT-Wissensdatenbank, die Sie über einen Klick auf „IT-Wissen Online“ auf Ihrem Desktop aufrufen können. 
3. Mehr müssen Sie an diesem Tag nicht tun: Sie senden mit neuer Adresse, erhalten aber auch unverändert weiterhin Nachrichten an ihre @mdkn.de-Adresse zugestellt. 

Übrigens: Wenn in der Ordner-Leiste in Outlook noch Ihre bisherige Adresse zum Beispiel „klaus-peter.mustermann@mdkn.de“ steht, ist dies vollkommen korrekt. Erst nach einer in den nächsten Tagen und Wochen folgenden Profilumstellung, wird sich diese Anzeige ändern. Diese Profilumstellung erfolgt in Gruppen für alle Mitarbeitenden nach einer persönlichen Vorankündigung. Den Termin, weitere Infos und alles, was Sie dazu tun müssen, erhalten Sie per E-Mail in den nächsten Tagen und Wochen.

So stellen Sie Ihr dienstliches Handy um

Um Ihre neue E-Mail-Adresse „@md-niedersachsen.de“ auch auf dem Smartphone zu erhalten, muss das Gerät nach der Umstellung (zum Beispiel am Morgen des 1.06.) neu gestartet werden. Anschließend sollte die neue Adresse auch in Ihrer E-Mail-App hinterlegt sein.
Sollte dies im Einzelfall nicht funktionieren, müssen Sie manuell eine Geräteanmeldung durchführen. Bitte gehen Sie in folgenden Schritten vor:

• Gehen Sie in die „Mobile@Work“ App, die sich in Ihrem MDKN Ordner auf dem Smartphone befinden sollte oder suchen sie im Menü. 
• In der App klicken Sie oben links auf die drei Striche und wählen „Einstellungen“ aus. 
• Dort wählen Sie den obersten Punkt „Geräteanmeldung erzwingen“ an. 
• Anschließend sollten Sie in der App einen sich drehenden Kreis sehen und danach die Meldung „Gerät konform (mit Warnhinweisen). Angemeldet vor weniger als einer Minute.“ 
• Nun sollte in der E-Mail-App die „@md-niedersachsen.de“ Adresse angezeigt werden. 

Keine der Vorgehensweisen funktioniert? Bitte geben Sie ein IT-Ticket auf, damit die IT Ihnen weiterhelfen kann.

Ab 1. Juni: Neue Briefbögen und Vorlagen nutzen

Zeitgleich mit der technischen Umstellung verwenden Sie ab dem 1.06.2021 bitte nur noch die Vorlagen und Unterlagen mit unserem neuen Logo, zum Beispiel Briefbögen des Medizinischen Dienstes Niedersachsen und passen Sie Formulierungen, die noch auf MDK Niedersachsen lauten, dem neuen Namen an. Natürlich spricht nichts dagegen, noch vorhandene Blöcke, Kugelschreiber oder andere, rein interne Materialien zunächst weiterzuverwenden.
Wenn Sie Visitenkarten oder Stempel mit neuem Logo benötigen, nutzen Sie hierzu bitte den üblichen Weg der Beschaffung. Die neuen Vorlagen liegen dort bereits vor.

Schwierigkeiten mit der Umstellung auf dem Computer oder dem Smartphone? Auf diesen Wegen erhalten Sie schnellstmöglich Hilfe!